Las 36 cosas que todo profesor del siglo 21 debe ser capaz de hacer según Terry Heick (7ma Parte)

21. El uso de la nube para su ventaja.

1-Accesos sin conexión.

Descripción de los archivos sin conexión con Microsoft Windows

Si alguna vez ha necesitado tener acceso a archivos importantes en una carpeta compartida de la red, pero no ha podido porque la conexión de red no estaba disponible, comprenderá entonces la necesidad de los archivos sin conexión. Mediante los archivos sin conexión, podrá tener acceso a los archivos almacenados en carpetas de red compartidas aunque las copias de red no estén disponibles. Puede hacerlo eligiendo los archivos de red que desee hacer que estén disponibles sin conexión; esto crea automáticamente una copia de los archivos de red en el equipo. Estas copias de los archivos de red que están almacenadas en el equipo se denominan archivos sin conexión. Windows sincronizará automáticamente los archivos sin conexión y los abrirá siempre que las versiones de red no estén disponibles.

Tendrá acceso a los archivos de red cuando pueda conectarse al equipo en el que están almacenados los archivos de red.

Tendrá acceso a las copias locales de los archivos de red cuando no pueda conectarse al equipo en el que están almacenados los archivos de red.

Motivos para usar archivos sin conexión

Los archivos sin conexión ofrecen diversas ventajas a cualquiera que trabaje con archivos almacenados en carpetas de red compartidas. Al trabajar con archivos sin conexión, podrá:

·   Protegerse de los cortes en la red. Cuando se usan archivos sin conexión, no importa si la red deja de funcionar o la carpeta de red a la que tiene acceso deja de estar disponible. Si se produce algo de esto, Windows tendrá acceso de manera automática a las copias sin conexión de los archivos almacenadas en el equipo, en lugar de a los archivos de la carpeta de red, y podrá seguir trabajando sin interrupción.

·  Trabajar con archivos cuando no está en la red. Cuando se desconecta de la red, normalmente pierde la posibilidad de tener acceso a los archivos almacenados en la red. Con los archivos sin conexión, podrá desconectarse de la red y seguir teniendo copias de todos los archivos de red que ha hecho que estén disponibles sin conexión. Esto es especialmente útil si viaja con un PC móvil.

·   Sincronizar fácilmente con los archivos de red. Siempre que desee sincronizar con la última versión de los archivos de una carpeta de red, los archivos sin conexión le permitirán hacerlo mediante el sólo clic de un botón.

·  Aumentar la eficacia al trabajar en una conexión lenta. Si está conectado a la red con una conexión lenta, trabajar con archivos en una carpeta de red compartida puede ser ineficaz y lento. Los archivos sin conexión le evitan este problema permitiéndole pasar fácilmente a trabajar con copias sin conexión de los archivos de red en cualquier momento.

 

Mantenimiento de los archivos sin conexión sincronizados

Cuando seleccione un archivo o una carpeta de red para hacer que estén disponibles sin conexión, Windows creará automáticamente una copia de dicho archivo o de dicha carpeta en el equipo. Siempre que vuelva a conectarse a la carpeta de red, Windows sincronizará los archivos entre el equipo y la carpeta de red. También puede sincronizarlos manualmente en cualquier momento.

Esto es todo lo que realmente necesita saber para mantener los archivos sin conexión sincronizados. No obstante, para los curiosos, a continuación se ofrecen algunos detalles más:

·      Si trabaja sin conexión y realiza cambios en los archivos sin conexión de una carpeta de red, Windows sincronizará automáticamente los cambios realizados en los archivos la próxima vez que se conecte a la carpeta de red en cuestión.

·      Si trabaja sin conexión mientras otra persona cambia archivos en una carpeta de red compartida, Windows sincronizará tales cambios con los archivos sin conexión del equipo la próxima vez que se conecte a la carpeta de red. Si también ha cambiado los archivos desde la última vez que se conectó a la carpeta de red, se producirá un conflicto de sincronización y Windows le preguntará qué versión desea mantener.

 

 

Acceso sin conexión con Google Drive.

 

Los cortes de Internet y los viajes largos en avión no son un obstáculo para trabajar en Google Drive. Configura el acceso sin conexión para que la próxima vez que estés sin conexión puedas ver documentos y hojas de cálculo de Google Docs, reorganizar carpetas y editar los archivos almacenados en la carpeta de Google Drive.

Configuración del acceso sin conexión

Sigue estos pasos para habilitar el acceso sin conexión en tu ordenador. Ten en cuenta que el acceso sin conexión solo está disponible cuando se utiliza Chrome.

1. Haz clic en Más en la parte izquierda de la pantalla.
2. Selecciona Google Docs sin conexión.
3. La configuración del acceso sin conexión es un proceso que se realiza en dos pasos. Primero, haz clic en el botón azul Habilitar documentos sin conexión. Tras unos segundos, podrás ir al siguiente paso.
4. En el lado derecho del cuadro de diálogo, haz clic en el botón azul que dice Instalar desde Chrome Web Store. Si ya has instalado la aplicación, no tendrás que realizar este paso.
5. Se te dirigirá a Chrome Web Store. Haz clic en Añadir a Chrome en la esquina superior derecha de la ventana del navegador.
6. Cuando la aplicación esté instalada, se abrirá una página de Chrome con el icono de la aplicación de Google Drive. Para volver a Drive, haz clic en el icono de Google Drive.

Documentos y hojas de cálculo de Google Docs

Puedes ver documentos y hojas de cálculo de Google Docs sin conexión a Internet. También puedes editar documentos de Google Docs sin conexión. La visualización no está disponible para presentaciones, formularios ni dibujos de Google Docs. 

Otros archivos almacenados en Google Drive

Aunque no estés conectado a Internet, puedes ver y editar archivos PDF, archivos de Microsoft Office e imágenes desde la carpeta de Google Drive. Los cambios que hagas en archivos sincronizados mientras estés sin conexión se sincronizarán en todos los dispositivos con una marca horaria cuando vuelvas a conectarte a Internet.

Cómo desactivar el acceso sin conexión

Si ya no deseas acceder a Drive sin conexión, haz clic en el icono de rueda dentada de la esquina superior derecha del navegador y selecciona Dejar de usar Google Docs sin conexión.

Para proteger Google Drive, habilita el acceso sin conexión solo en equipos personales o en equipos en los que tengas una cuenta protegida con contraseña. Al habilitar el acceso sin conexión en equipos públicos o compartidos, puedes poner en peligro tus datos, ya que otras personas pueden ver las hojas de cálculo y los documentos de Google Docs sincronizados.

Cómo permitir el acceso sin conexión en tu ordenador con Google Drive

 

Sigue estos pasos para habilitar el acceso sin conexión en tu ordenador. Ten en cuenta que el acceso sin conexión solo está disponible cuando se utiliza Chrome.

1. Desplázate a https://drive.google.com.
2. Haz clic en Más en la parte izquierda de la pantalla.
3. Selecciona Google Docs sin conexión.
4. La configuración del acceso sin conexión es un proceso que se realiza en dos pasos. Primero, haz clic en el botón azul Habilitar documentos sin conexión. Tras unos segundos, podrás ir al siguiente paso.
5. A la derecha del diálogo, haz clic en el botón Instalar desde Chrome Web Store. Si ya has instalado la aplicación, no tendrás que realizar este paso.
6. Se te dirigirá a Chrome Web Store. Haz clic en Añadir a Chrome en la esquina superior derecha de la ventana del navegador.
7. Cuando la aplicación esté instalada, se abrirá una página de Chrome con el icono de la aplicación de Google Drive. Para volver a Drive, haz clic en el icono de Google Drive.

2-Sincronización automática.

El concepto de Sincronización automática de archivos en tiempo real.

Julián Flórez Gómez explica algunas Razones para usar la Sincronización automática de carpetas y archivos entre varios dispositivos tecnológicos

Todo docente debe ser capaz de poder tener a disposición sus contenidos digitales en todo lugar, no solamente en una pc, las razones son las siguientes:

·      Por lo útil que es tener una copias de sus documentos en un lugar seguro en Internet.

·      Las  copias de sus archivos, no sólo están en su pc, sino también en equipo en el trabajo e incluso en su laptop y dispositivos tales como los que son compatibles los programas de sincronización automática.

·      Se puede lograr con la mínima intervención del usuario.

Algunas aplicaciones pueden hacer lo explicado anteriormente:

-Google Drive

-Skydrive de Microsoft

-Syncdocs

-Igliss

-Syncura

-Dropbox (2GB)

-SugarSync (5GB)

-Goodsync

-Cloud Drive de one.com

Hasta aquí la continuación de este post.

Esté pendiente a la 8va parte.